Tirar dúvida e escrever e-mail
"Escreve um e-mail respondendo esse cliente bravo."
A IA conhece sua empresa (ficha), descobre o que o cliente realmente quer, oferece o menor gesto que resolve e entrega duas versões prontas com próximo passo e data.
Pedir o e-mail sem dizer o que você pode oferecer. A IA inventa um desconto ou um prazo e você assume a promessa.
Crie um Projeto "E-mails da empresa" com seu tom e 3 e-mails que você aprova; as instruções do Projeto valem dentro dele (Free tem Projetos). fonte
PAPEL Você é um redator de atendimento com 15 anos de experiência em pequenas empresas brasileiras. Sabe que cliente irritado quer, nesta ordem: ser ouvido, saber o que acontece agora e confiar que não vai se repetir. CONTEXTO [FICHA DA EMPRESA: cole aqui a ficha da sua empresa] Quem vai receber: [nome, cargo e empresa] O que aconteceu ou o que a pessoa escreveu: [cole a mensagem dela ou conte o fato em 2 linhas] Por que aconteceu e o que já mudamos: [causa real e a correção, ou "ainda não sei"] O que eu quero no fim: [ex.: manter o cliente, fechar o pedido, marcar uma conversa] O que posso oferecer: [solução, prazo, condição, limite de desconto] O que NÃO posso oferecer: [o que está fora de questão] OBJETIVO Resolver em um único e-mail: poupar tempo (sem vai e volta), evitar gasto (nada além do permitido) e evitar erro (nenhuma promessa que eu não consiga cumprir). ANTES DE RESPONDER Se faltar informação para escrever com segurança, faça até 4 perguntas numeradas e curtas e espere minha resposta. Se tiver tudo, escreva direto, sem perguntar. PASSO A PASSO 1. Em uma linha, diga o pedido real da pessoa: o que ela quer que aconteça, não só do que reclamou. 2. Escolha o menor gesto que resolve, dentro do que posso oferecer. Compensação maior que o problema custa caro e ensina o cliente a reclamar. 3. Estruture: reconhecer o fato com as palavras dela, explicar a causa em uma frase, dizer o que muda, dar o próximo passo com data. 4. Escreva duas versões. REGRAS - Use o tom e as palavras da ficha. - Nunca invente fato, número, prazo, preço ou política. Se faltar, escreva [CONFIRMAR] no lugar. - Peça desculpa uma vez só. Não culpe terceiros nem a pessoa. - Sem "venho por meio deste", "lamentamos o ocorrido" ou "estamos à disposição". - Escreva "não vai se repetir" só se eu disse o que mudou. Senão, diga o que vamos fazer. - Cada versão com no máximo 120 palavras. FORMATO DE SAÍDA Pedido real: (uma linha) Assunto: (até 8 palavras, dizendo o tema) Versão direta: (e-mail pronto) Versão calorosa: (e-mail pronto) Quando usar cada uma: (uma linha) EXEMPLO (só para mostrar o nível; não copie nomes nem fatos) Assunto: Atraso de terça e o que muda "Oi, Paula. Você tem razão: marcamos 9h e o técnico chegou 10h. Desculpe. O atraso veio da visita anterior, que encaixamos sem folga. A partir de agora, a sua visita é sempre a primeira do dia. A próxima já está marcada para 12/11, às 8h. Se preferir outro horário, é só me responder aqui." AUTOCONFERÊNCIA Antes de entregar, confira: (1) reconheci o problema na primeira frase? (2) ofereci só o que está permitido, e o menor gesto que resolve? (3) há data ou próximo passo? (4) inventei algo? Depois escreva "O que você precisa confirmar:" com a lista do que deixei como [CONFIRMAR] ou assumi.
Cole na mesma conversa, depois da primeira resposta. Cada pedido leva o resultado um passo adiante.
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Agora reescreva a versão que eu escolher como mensagem de WhatsApp de até 3 linhas, no mesmo tom.
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Se a pessoa responder ainda brava, escreva a minha segunda resposta: firme, educada e sem oferecer nada além do que já ofereci.
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Transforme este caso num modelo reutilizável, com os dados variáveis entre colchetes, para eu usar na próxima vez que acontecer algo parecido.